15 表单 PDF 快照

适用平台：陕西省重大疾病防控与大健康数据共享平台（REDCap 17.4.5） 维护单位：西安交通大学公共卫生学院流行病与卫生统计学系 读者：已获账号、具备项目设计权限的项目负责人与数据管理员 更新日期：2026-09-22

登录后打开您的项目，进入 在线设计器。这是西安交通大学公共卫生学院维护的采集入口（现网 REDCap 17.4.5）。有时需要把某一条记录、某几张表当时的填写内容留成 PDF，而不是只在屏幕上改到最新一版。本篇讲 PDF 快照：在 电子同意和 PDF 快照设置 里用 添加新触发器，按条件生成 PDF，存到 文件存储库 的 PDF 快照归档，或写入指定的 文件上传 字段。空白表下载、电子知情同意书本身的框架，是另外两条路径。

上图为手册示意。现网在 在线设计器 的 表单选项 进入 电子同意和 PDF 快照设置。下载空白采集工具的按钮是 下载所有数据采集工具的PDF，不要和带记录内容的快照混用。

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1. 适用场景

• 某条记录填到一个节点后，要留一份当时的 PDF（单张表、多张表，或该记录的全部表）。
• 希望快照进 文件存储库 的 PDF 快照归档，事后按记录查找。
• 希望快照同时写进本项目某个 文件上传 字段，方便在该记录里直接看到文件。

只要一份空白 CRF 给伦理或培训用，用 下载所有数据采集工具的PDF。参与者签完知情同意后自动生成同意书副本，属于电子知情同意，后续专篇再写。

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2. 操作步骤

2.1 分清三种 PDF

您要的东西	用什么
空白表，没有这条记录的答案	下载所有数据采集工具的PDF
按条件把已填内容存成 PDF	PDF 快照（本篇）
签署知情同意时自动留存同意书 PDF	电子知情同意（后续专篇）

录入页的 下载所有工具的记录数据的PDF 是当时手工下载，不会按触发器反复归档。

2.2 添加触发器

手册写明：新增触发器要先 启用问卷调查，再打开 电子同意和 PDF 快照设置，点 添加新触发器（编辑时为 添加/编辑 PDF 快照触发器）。项目尚未启用调查时，这个添加入口不会出现。

一条触发器通常要定三件事。触发条件二选一，不能同时用两种（现网提示：调查完成时，或 条件逻辑变为真时）：

1. 快照的范围：一张表、多张表，或该记录的全部表。
2. 何时触发：调查完成，或指定条件逻辑为真。
3. 将 PDF 快照保存到以下位置：保存到文件存储库（进入 PDF 快照归档），和/或写入一个 文件上传 字段。

多个时点就建多条。用测试记录走完条件后，到 PDF 快照归档 或指定上传字段里打开，确认为当时的填写，而不是空白表。

2.3 和文件上传字段的关系

快照可以存进 11 文件上传字段 所指的那种字段。那个字段是「人来上传」；本篇是系统按触发把 PDF 写进去。两者可以是同一个字段，设计前想清楚：人工上传的扫描件会不会被新快照盖住。

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3. 注意与权限

• 需要项目设计权限才能改触发器；下载归档 PDF 的人还需要相应的数据导出或文件库权限，以现网提示为准。
• 添加新触发器 依赖已启用调查。只做数据录入、没有调查的项目，先确认本站是否已开调查，再配快照。
• 快照里是真实填写内容，可能含标识符。归档文件夹的访问范围按课题权限收好，不要把整库 PDF 转发出去。
• 同意书自动副本在电子知情同意里配置，不要用普通触发器再存一遍。
• 用本平台数据写论文，致谢按登录页上的文字抄。

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4. 常见问题

找不到「添加新触发器」？ 先在项目里启用问卷调查，再回到 表单选项 里的 电子同意和 PDF 快照设置。未启用调查时，手册写明 添加新触发器 不可用。

下下来的 PDF 是空白表？ 您用的是 下载所有数据采集工具的PDF。要已填内容，改走快照触发，或在录入页导出该记录的数据 PDF。

快照会不会跟着以后的修改自动更新？ 触发器在条件满足时生成当时的一份。之后若又改了数据，已存的那份不会自己改写；需要新时点的副本，就再设一条触发或再次满足条件。

和电子知情同意是一回事吗？ 不是。同意书自动副本在电子知情同意里配置。本篇只讲一般表单 / 调查的 PDF 快照。

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5. 建议记住的几条

• 入口：在线设计器 → 表单选项 → 电子同意和 PDF 快照设置 → 添加新触发器（须先启用调查）。
• 条件是调查完成，或条件逻辑为真，二者只选一种。
• 保存位置：文件存储库 的 PDF 快照归档，也可写入指定 文件上传 字段。
• 空白工具 PDF 用 下载所有数据采集工具的PDF，不要当成快照。
• 用测试记录触发一次，打开 PDF 核对是「当时的填写」而不是空表。
• 电子知情同意的自动副本另篇配置，避免重复存档。